Samenwerken met je projectpartner: een goede financiële administratie in 4 stappen

Het bijhouden van een goede administratie en het in staat zijn ten alle tijden bewijs van uitgaven te overleggen is voor een echte zelfstandige organisatie een belangrijke vaardigheid. Maar die vaardigheid is in sommige landen verre van vanzelfsprekend. Daarom is het goed na te denken over hoe je je partnerorganisatie kunt faciliteren bij het opzetten van een effectieve en betrouwbare administratie en hoe je ze eventueel kunt ondersteunen een al bestaande administratie te verbeteren.

Naar een goede administratie in 4 stappen

De eerste stap is in gesprek gaan over wat normaal ‘bewijs’ van betaling is en hoe er nu gewoonlijk betaald wordt door de partner. Bewijs kan bestaan uit; kassabonnetjes, facturen, rekeningen, foto’s, verklaringen, etc. Qua betaling zijn; pintransacties, mobiele betalingen, kasbetalingen, stortingen en overmakingen heel gewoon.

Er is bijna altijd sprake van transacties waarbij twee partijen betrokken zijn en waarbij uitgaven gekoppeld kunnen worden aan diensten, leveringen of donaties. Samen onderzoeken wat gebruikelijk is en hoe het tweeledig administratief bewijs ontstaat is een leerzame oefening die veel inzicht kan opleveren.

De tweede stap is om samen te doorgronden hoe financiële procedures in elkaar steken. Wat zijn de gewoonten en hoe komt administratief bewijs tot stand? Dit is belangrijk omdat een procedure die niet bij de lokale cultuur en gewoonten passen niet beklijven en ook stuiten op weerstand. Gevolg is dat ze geen goed bewijs opleveren.

De derde stap is een zelfonderzoek van je partner. Vraag naar wat er al verzameld wordt aan documentatie, wie er financiële besluiten mag nemen, hoe die besluiten genomen worden en hoe ze worden vastgelegd. Belangrijk zijn ook de veiligheidsmechanismen die toegepast worden. Denk bijvoorbeeld aan: wie hebben er toegang tot de bankrekening van de organisatie en kunnen betalingen uitvoeren? Hoe kan kasgeld uitgekeerd worden? En hoe worden contracten getekend en offertes afgewikkeld?

De vierde stap is om na te gaan aan welke lokale wetgeving je partner moet voldoen op het gebied van administratie. Denk hierbij aan wetten op het gebied van sociale verzekeringen, belastingen, verslaglegging en het archiveren van bewijsmateriaal.

Het kan altijd beter

Als jullie de bewijsvoering, procedures, bevoegdheden en wetgeving samen goed in beeld hebben gebracht gaan jullie kijken naar waar het administratief systeem verbeterd kan worden. Zorg er ten eerste voor dat het systeem zorgt voor het verzamelen van alleen relevante bewijsstukken. Een absoluut aandachtspunt bij het verbeteren is voorkomen dat de procedures groter en complexer worden dan noodzakelijk. Te complexe procedures leveren vaak onnodige vertraging op bij het uitbetalen van uitvoerders en kunnen de relaties met de werkpartners van de organisatie schaadden.

Aan de andere kant zorgen procedures met veel deelnemers met duidelijk gescheiden bevoegdheden voor grotere betrouwbaarheid, dus zoek daarin naar een goede balans. Een ander belangrijk aandachtspunt is hoe de procedures en gevoerde administratie behulpzaam zijn bij het vervullen van lokale wettelijke verplichtingen. Zorg er in ieder geval voor dat jullie geen systeem optuigen om alleen te voldoen aan de informatiebehoefte van buitenlandse partner.

Evalueer het financiële systeem met enige regelmaat en loop dan alle punten opnieuw samen langs. De mogelijkheden om zaken te administreren veranderen nogal eens en als een organisatie groter wordt veranderen ook de behoeften. Waar in het begin bijvoorbeeld een simpel kasboek volstaat kan het dat na verloop van tijd een uitgebreid boekhoudprogramma nodig is waarin diverse mensen kunnen werken. Ook kunnen wettelijke eisen veranderen waardoor het nodig is het systeem aan te passen.

Wat levert het op

Uit een goed administratief systeem kunnen uiteindelijk zaken gegenereerd worden die relevant zijn voor verantwoording en de sturing van je partnerorganisatie. Kasstroomoverzichten, jaarrekeningen en begrotingen kunnen alleen opgesteld worden als het administratief systeem werkt en klopt. Dat geldt ook voor financiële verantwoordingen van projecten. Financiële verantwoordingen opstellen gaat dus een stuk makkelijker als het systeem goed werkt!

Deze blog delen met je partner? Klik hier voor de Engelse versie.

Bekijk ook de toolkit ‘Financial Management’ van de Change the Game Academy.