Is jouw partner wel legaal bezig?

In Oeganda moeten maatschappelijke organisaties– zoals CBOs, NGOs of Besloten Vennootschap – voldoen aan 25 (!) wetten, onder toezicht van een breed scala aan instanties. De praktijk laat zien dat partnerorganisaties – vaak buiten hun macht, kennis en/of financiële middelen – niet (volledig) hun wettelijke verplichtingen kunnen nakomen en daarmee door overheden als ‘illegaal’ worden bestempeld. Hiermee lopen zij het risico op schorsing of zelfs sluiting, met alle gevolgen van dien voor jullie partnerschap én jullie fondsenwervingsinspanningen.

Het volgen van nationale wetgeving is cruciaal voor weerbaarheid

In een context waarin er steeds meer spelregels zijn voor maatschappelijke organisaties is het cruciaal dat je als organisatie de spelregels begrijpt én het spel speelt zoals het hoort. Legal Compliance oftewel wettelijke naleving beïnvloedt de betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en daarmee ook de legitimiteit – het bestaansrecht – van een organisatie. Legal Compliance staat daarmee aan de basis van duurzame armoedebestrijding: Wat mij betreft kan een partnerorganisatie enkel en alleen goed voor anderen zorgen, als zij haar eigen zaken ook goed op orde heeft.

6 Tips

Hierbij 6 tips hoe jij jouw partner kunt ondersteunen om hún legal compliance een boost te geven!

1. Geduld is een schone zaak
   De bureaucratie in lage- en middeninkomsenlanden is vaak gecompliceerd, ongeorganiseerd en onderbemand, soms kunnen processen versneld worden door persoonlijke gunsten aan ambtenaren maar dat is meestal niet de weg die je als maatschappelijke organisatie wilt bewandelen. In dat geval kost het verkrijgen van certificaten, vergunningen en stempels tijd en heel veel geduld. Toon begrip, wees flexibel en – indien mogelijk – geef jouw partner (extra) tijd om de administratie op orde te brengen.
   
2. Zorg dat je geïnformeerd bent
   Hoe jouw partnerorganisatie geregistreerd staat – bijvoorbeeld als CBO of NGO – maakt een wezenlijk verschil voor de wet- en regelgeving waaraan jouw partnerorganisatie moet voldoen. Tevens verandert de wet- en regelgeving regelmatig. Zorg dat je als partner geïnformeerd bent én blijft over (veranderende) wet- en regelgeving.
3. Check het Certificate of Registration
   Afhankelijk van de nationale wetgeving in het projectland, dient jouw partnerorganisatie zich te registeren bij een of meerdere instanties. Op het Certificate of Registration of een andere vorm van registratie, staat de missie van de organisatie vermeld. Het Certificate of Registration en/of statuten bepalen tevens het verzorgingsgebied en type activiteiten dat door jouw partnerorganisatie mag worden uitgevoerd. Het is dus belangrijk dat de missie en activiteiten van jouw partnerorganisatie matchen met het Certificate of Registration en/of statuten. Ook al biedt een NGO registratie wellicht toegang tot (buitenlandse) financiering en kan jouw partner nationaal werken, dit gaat ook gepaard met extra administratie en kosten. Terwijl dit vaak niet nodig is om de beoogde verandering tot stand te brengen.
4. Maak gebruik van de juridische dienstverlening
   In veel lage- en middeninkomenslanden zijn not-for-profit juridische initiatieven opgestart, ter ondersteuning van de legal compliance van maatschappelijke organisaties. Zo kun je in Oeganda voor advies terecht bij Chapter 4, een self-assessment uitvoeren via QuAm of deelnemen aan de #BeLegitCampaign. Bij twijfel of problemen, adviseer jouw partner om een beroep te doen op juridische dienstverlening ter plaatse.
   
5. Planning en budget
   Legal Compliance kost tijd en geld: Zorg dat jouw lokale partnerorganisatie voldoende tijd en budget reserveert in haar jaarplannen en jaarbegroting. Daarnaast is het ook goed om administratieve deadlines mee te nemen in de jaarplanning, zo voorkom je vertraging in de uitvoering van projecten.
6. Leg het goed uit aan jouw donateurs
   Administratie en bijbehorende kosten worden gezien als ‘lopende kosten’ en zijn in principe de verantwoordelijkheid van de Lokale Partner Organisatie. Idealiter zijn zij voor het financieren van deze organisatiekosten níet afhankelijk van buitenlandse donoren. Veel donoren vinden het overigens ‘niet sexy’ om deze kosten te financieren. Maar, het is wel belangrijk om samen met jouw partnerorganisatie naar deze kosten te (blijven) kijken: het kan immers altijd gebeuren dat de overheid plotseling nieuwe spelregels invoeren en dit voor de Lokale Partner Organisatie onverwachte extra kosten met zich meebrengt. Daarnaast is het ook belangrijk om jouw donoren te informeren over het belang van deze activiteiten, als onderdeel van de organisatie-ontwikkeling, en samen met jouw partnerorganisatie. Als Particulier Initiatief kun je ook verantwoordelijkheid nemen qua donoreducatie. Ontwikkelingssamenwerking is immers méér dan alleen concrete, materiële investeringen.

Legaal of Legitiem?

Legal Compliance oftewel naleving van wetgeving beïnvloedt de betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en daarmee ook de legitimiteit – het bestaansrecht – van een organisatie. Maar, is een organisatie die legaal is ook daadwerkelijk legitiem? Daar zijn de partners het unaniem over eens: “You cannot be a credible organization, if you do not involve the community”. Dus ook al bepaalt de overheid formeel waar de Lokale Partnerorganisatie aan moet voldoen om legaal te zijn, het is (en blijft) de gemeenschap die uiteindelijk bepaalt of iets ook geoorloofd is.

Wil je meer weten over hoe je de gemeenschap kunt betrekken bij het werk van jouw organisatie?

Check dan dit whitepaper of deze Toolkit.

Wil je zelf hierover met jouw partner in gesprek, klik dan voor de Engelstalige versie van deze blog.