Een goede financiële administratie: onmisbaar

Het is prachtig om te zien hoe mensen, ondanks verschillen in cultuur, taal en achtergrond, samenwerken om armoede te bestrijden. Maar zulke samenwerking vergt een groot en diepgeworteld vertrouwen in elkaar.

Vertrouwen is iets bijzonders en moet onderhouden worden. Dat onderhoud bestaat uit het afleggen van verantwoording en het delen van informatie over de uitgevoerde activiteiten, kosten en behaalde resultaten. Een goede financiële administratie en duidelijke afspraken en procedures zijn hierbij essentieel.

De meeste stichtingen en organisaties die actief zijn in de armoedebestrijding ontstaan uit vriendschappen tussen mensen. Die vriendschappen ontstaan vaak tijdens vakanties, uitwisselingsreizen, stages of andere bezoeken. Je kunt je vast dat ene moment herinneren waarop je een speciale band voelden met een groep mensen. Het moment waarop iemand je vertelde over de problemen in de lokale gemeenschap. Dat was het moment waarop je beseften dat je, met jouw achtergrond, ervaring en mogelijkheden, een serieuze rol kon spelen. Je zag ook hoe oprecht de ander de wens had om de eigen gemeenschap vooruit te helpen. Zo werd de basis gelegd voor een grensoverschrijdende samenwerking met mensen elders in de wereld.

Maar daar stopte het niet. Er was werk aan de winkel, want je begint niet zomaar ergens aan. Om de samenwerking schaal en impact te geven, is een goed georganiseerde structuur zowel hier als daar van groot belang. Met een organisatie ontstaat ook de noodzaak om aan administratieve en juridische eisen te voldoen. Pas als die hordes genomen zijn, kan de eerste activiteit van start gaan. Maar hiervoor is financiering nodig, moeten er afspraken worden gemaakt en moet er geld worden overgemaakt. Anders eindigt die eerste activiteit al snel in een teleurstelling.

Zoals het gezegde luidt: vertrouwen komt te voet, maar gaat te paard. Wanneer de eerste activiteit succesvol is afgerond, zullen jullie samen op zoek gaan naar meer donateurs en financiers, en meer mensen daar ondersteunen. Hierdoor ontstaan er geleidelijk aan nieuwe en complexere afspraken en regels. Ook de verantwoording wordt er niet eenvoudiger op.

Maar het afleggen van verantwoording is van cruciaal belang voor het behoud van wederzijds vertrouwen. Verantwoording naar elkaar, aan medefinanciers, aan donateurs en vooral aan de mensen voor wie je het allemaal doet. Maar hoe begeleid je jouw partner bij het opzetten van een transparant en afdoende verantwoordingssysteem, terwijl je tegelijkertijd je eigen verantwoording op orde houdt? Het is een uitdaging, want je moet niet alleen verantwoording afleggen aan verschillende partijen, maar ook aan degenen die uiteindelijk profiteren van jullie bijdrage.

Vanwege het belang van een degelijke financiële verantwoording is er een risico dat je als nauw betrokken medefinancier de rol van je partner overneemt en verantwoordelijk wordt voor hun boekhouding en financiële verslaglegging. Dit is echter niet de bedoeling. Het is essentieel dat het gebeurt, maar het is even belangrijk dat je partner eigenaar is van zijn eigen verantwoordingssysteem.

Wilde Ganzen begrijpt dit en heeft in de online training van Change the Game Academy een uitgebreide toolkit ontwikkeld om jouw partnerorganisatie te helpen bij het opzetten van een administratief systeem.

Daarnaast willen we als Wilde Ganzen met jullie stilstaan bij het belang van vertrouwen en verantwoording. Daarom organiseren we op zaterdag 16 september een netwerkdag in Utrecht. Op deze dag gaan we met elkaar in gesprek over de eisen die wij als medefinanciers stellen en hoe we jullie en jullie partnerorganisaties nog beter kunnen ondersteunen bij een degelijke en effectieve verantwoording.